LA MÁQUINA DE FICHAR ….

A finales del S.XIX , en concreto en una fecha muy turronera (1888),  Willard Le Grand Bundy inventó un dispositivo que cambiaría el mundo empresarial, inventó el reloj mecánico para el control de los trabajadores. Esta máquina era grande y pesada, y cada trabajador tenía su propia clave única para marcar su tiempo dentro y fuera.

Hoy en día, hay miles de variaciones sobre aquella máquina. La mayoría de ellas son completamente irreconocibles en comparación con la invención original de Bundy.

La pregunta es ¿Qué tipo de reloj o máquina es la mejor para registrar las horas de trabajo de sus empleados?

Frente a las muchas opciones de tiempo de trabajo el mercado ha ido ofreciendo otras tantas opciones de registro del tiempo de los empleados en el trabajo. Aquí hay algunos

Ejemplos:

  • Reloj digital en máquinas de fichar con perforación.
  • Reloj biométrico (huellas dactilares, etc.)
  • Geolocalización basado en GPS
  • Geolocalización basado en proximidad
  • Escaneo de códigos QR
  • Balizas de proximidad (tarjetas con código, con chip, proximidad)
  • Dispositivos móviles

La lista no es exhaustiva. Y cada método tiene sus fortalezas y debilidades. Pero ¿por qué debo cambiar mi anticuado reloj de fichar? Si no está roto, ¿por qué cambiarlo?

Alternativas:

Hay muchas razones para buscar una alternativa más moderna al reloj tradicional en nuestro tiempo. Por ejemplo, la digitalización, el reporting. Es mucho más eficiente enviar datos desde la máquina de fichar directamente a su software de recursos humanos, o a la nómina, por ejemplo. Y puede hacer esto simplemente obteniendo un reloj en la aplicación, que permite a los empleados marcar sus códigos en una pantalla táctil después la aplicación alimentará con esos datos a la herramienta de gestión del departamento de recursos humanos o bien directamente al de elaboración de nómina.

La ditalización de las empresas no es el principal motivo del cambio de sistema, el fraude en los sistemas de fichaje por parte de los empleados les cuesta a los empresarios de EEUU $ 373 millones cada año, el 16% de los empleados admiten haberse compinchado con un compañero de trabajo para falsear sus fichajes .

Afortunadamente, la forma en que el reloj de fichaje ha evolucionado va más allá de simplemente tomar el concepto de pinchar y perferar, ya  se ha convertirlo en digital. Y es a través de nuevos desarrollos como la biométrica, que evitará ese saco sin fondo que se ha convertido el fraude en los fichajes.

Y esta es la razón por la que las compañías ahora están usando el reloj biométrico en las máquinas, para registrar el tiempo de los empleados usando tecnología como:

  • Reconocimiento facial
  • Escaneo de huellas dactilares
  • Detección de iris o retina.

Es bastante fácil configurar con un reloj biométrico en la máquina. Hay muchas compañías que fabrican aparatos que permiten el escaneo de huellas dactilares, por ejemplo. Pero la tecnología biométrica no se adapta a todos los tipos de trabajo además el coste de los aparatos suele ser muy alto.

Control de la jornada para trabajadores móviles.

No todos tienen un solo lugar de trabajo. Analice trabajadores móviles, por ejemplo, como enfermeras que realizan visitas domiciliarias para pacientes. Rápidamente resultaría muy costoso instalar escáneres de huellas digitales en cada ubicación.

En este caso hay métodos que utilizan muchas empresas como :

  • Teléfono local
  • GPS para geolocalizar

«El teléfono en el método de ubicación es el más común en nuestra industria», nos cuenta un Director de RRHH de una empresa de asistencia a domicilio. «E l personal registrará su entrada y salida utilizando el teléfono del cliente, en su casa, llaman a un número gratuito y luego ingresar su identificación de empleado».

La otra opción que se suele usar es configurar una aplicación para smartphones que utilice tecnología GPS para que los empleados puedan conectarse con sus teléfonos móviles y geolocalizarse.

El personal puede registrar su entrada y salida en el lugar de trabajo cuando se encuentra dentro de una cierta proximidad, a la distancia que se programe. Si el trabajador está fuera de la proximidad definida, no puede marcar la entrada o la salida.

La geolocalización:

No es la solución perfecta ya que todavía hay trabajadores que no tienen un Smartphone o bien la ubicación podría tener una mala señal, o bien da posibilidad al fraude debido al juego con las localizaciones que puede efectuar el trabajador, sobre todo en ciertos lugares de trabajo, como edificios de gran altura, como bloques de pisos u oficinas de varios pisos. El GPS solo registra su posición en el mapa; no dice si está realmente cerca de algo en el suelo.

Las balizas de proximidad

Podrían funcionar donde fallan los GPS ya que ¿cómo nos podemos asegurar de que los empleados estén realmente donde se supone que deben estar? Algunas empresas usan códigos QR, que están impresos y pegados a las paredes. Los empleados tienen que acercarse lo suficiente para escanearlos. Sin embargo, hay una pieza de tecnología que está comenzando a ver una adopción más amplia para sus capacidades de seguimiento de tiempo. Las «balizas» basadas en la proximidad pueden detectar el teléfono móvil de un empleado siempre que esté dentro de un rango particular o una tarjeta con chip. Estos se están viendo cada vez más en los edificios de oficinas de gran altura, donde los empleados pueden disfrutar de un café en el café de la planta baja, mientras que su GPS todavía les permite marcar su horario como si estuvieran en el décimo piso.

Los dispositivos móviles: Tablets, smartphones…

Desde NominaPress optamos por una propuesta intermedia, digital, moderna, adaptada las modificaciones legales del RDL de 8 de marzo de 2019 y de bajo coste, el fichaje en dispositivos móviles autorizados (Smartphone, Tablet, ordenador), que no necesitan gran inversión y con la fiabilidad de poder comprobar la identidad del empleado que ficha sin necesidad de grandes inversiones en hardware de reconocimiento biométrico.

Para terminar… ¿qué pasó con Bundy? Bueno, su legado sigue vivo, la compañía de Bundy fue adquirida por CTR, que pronto se convirtió en International Business Machines, hoy conocemos a esta compañía como ……. IBM.